Борьба с поглотителями времени в строительной компании
Кейс внедрения корпоративного тайм-менеджмента в крупной московской строительной компании
О чем эта история
В компанию Агора обратилась крупная московская строительная компания, руководитель, который был заинтересован в настройке контроля поручений. Компания выполняет работу на крупных объектах, в том числе по заказу Министерства Просвещения, следовательно, на ней лежит высокая ответственность за сдачу объектов в срок.
Для компании критически важно, чтобы задачи, поставленные в ходе совещаний с Заказчиком, не терялись и выполнялись вовремя.
В результате диагностики “поглотителей времени” компании было выявлено несколько проблемных зон. Первой такой проблемной зоной являлись коммуникации между сотрудниками. Данный вид общения в компании не был никак регламентирован, из-за чего компания несла множество рисков: начиная от невыполнения задач, которые терялись в большом потоке информации и сообщениях, и заканчивая юридическими последствиями пересылки конфиденциальных документов. Другой проблемой стали затянутые совещания. На них сотрудники приходили неподготовленными, а поручения и итоги совещаний могли либо не фиксироваться вообще, либо фиксироваться не в полной мере. В компании не было практики онлайн-протоколирования.
Консультанты провели двухдневное обучение, в результате которого были выработаны правила корпоративной эффективности, учитывающие специфику компании и пожелания топ-менеджеров.
Для компании критически важно, чтобы задачи, поставленные в ходе совещаний с Заказчиком, не терялись и выполнялись вовремя.
В результате диагностики “поглотителей времени” компании было выявлено несколько проблемных зон. Первой такой проблемной зоной являлись коммуникации между сотрудниками. Данный вид общения в компании не был никак регламентирован, из-за чего компания несла множество рисков: начиная от невыполнения задач, которые терялись в большом потоке информации и сообщениях, и заканчивая юридическими последствиями пересылки конфиденциальных документов. Другой проблемой стали затянутые совещания. На них сотрудники приходили неподготовленными, а поручения и итоги совещаний могли либо не фиксироваться вообще, либо фиксироваться не в полной мере. В компании не было практики онлайн-протоколирования.
Консультанты провели двухдневное обучение, в результате которого были выработаны правила корпоративной эффективности, учитывающие специфику компании и пожелания топ-менеджеров.
Эффективный тайм-менеджмент с помощью правил
Во-первых, было решено управлять рабочей нагрузкой с помощью календаря в системе Битрикс24.
Первым делом была проведена настройка календаря руководителя, ведение которого было поручено личному помощнику. Следующим этапом были введены правила организации и проведения совещаний.
В системе Битрикс24 начали записываться названия встреч, точное время, повторяемость и место проведения. При приглашении сотрудников обращалось внимание на то, что совещания могут пересекаться с их личными планами, и в таком случае следовало подбирать другое время.
Третье нововведение было связано с процессом назначения, контроля и выполнения задач, поставленных на совещаниях. Сотрудники в режиме онлайн-протоколирования стали видеть все свои поручения, а руководитель начал отслеживать статусы выполнения задач.
В системе Битрикс24 начали записываться названия встреч, точное время, повторяемость и место проведения. При приглашении сотрудников обращалось внимание на то, что совещания могут пересекаться с их личными планами, и в таком случае следовало подбирать другое время.
Третье нововведение было связано с процессом назначения, контроля и выполнения задач, поставленных на совещаниях. Сотрудники в режиме онлайн-протоколирования стали видеть все свои поручения, а руководитель начал отслеживать статусы выполнения задач.
Четвертое правило заключалось в онлайн-протоколировании и ведении протокола совещания.
Очень важно было вести своевременный протокол совещания. Для того, чтобы совещания начали проходить эффективно, необходимо было вести онлайн-протокол, который демонстрировался на экране. Задачи фиксировались прямо в онлайн-протоколе, когда все участники находились в контексте и имели возможность повлиять на сроки выполнения, внести корректировку в формулировки задач.
Очень важно было вести своевременный протокол совещания. Для того, чтобы совещания начали проходить эффективно, необходимо было вести онлайн-протокол, который демонстрировался на экране. Задачи фиксировались прямо в онлайн-протоколе, когда все участники находились в контексте и имели возможность повлиять на сроки выполнения, внести корректировку в формулировки задач.
Последним стандартом были внедрены правила коммуникаций с помощью корпоративного мессенджера Битрикс 24.
Сотрудники строительной компании продолжили обсуждать все рабочие моменты по задачам, проектам, встречам сотрудники строительной компании в удобном, привычном формате чата, но уже в специальной программе Битрикс24.
Сотрудники строительной компании продолжили обсуждать все рабочие моменты по задачам, проектам, встречам сотрудники строительной компании в удобном, привычном формате чата, но уже в специальной программе Битрикс24.
Результаты
Консультанты компании Агора настроили и максимально адаптировали Битрикс24 для строительной компании. Благодаря введению корпоративного календаря, системы контроля поручений и регламента проведения совещаний, стандарта коммуникаций сотрудники крупной строительной компании избавились от “поглотителей времени”. Компания настроила корпоративный тайм-менеджмент таким образом, что все задачи стали выполняться эффективно и вовремя, сотрудники начали приходить на совещания подготовленными, а все текущие вопросы начали обсуждаться в привычном формате общения - в безопасном корпоративном чате.
