Задача
В связи с кризисной ситуацией в стране и уходом важного партнера с российского рынка, в крупной логистической компании обострились старые проблемы и появились новые: задержка доставок грузов, просроченные поручения, возникла необходимость повышения прозрачности управления. Крупной логистической компании было необходимо срочно, фактически «вручную», перестраивать бизнес, чтобы удержать свою долю рынка.
Для повышения прозрачности управления и контроля сроков реализации задач консультанты компании «Агора» предложили компании настроить бизнес-ритм с фиксацией всех поручений по итогам совещаний в единую систему.
Решение
На первом этапе усовершенствования корпоративного тайм-менеджмента был введен общий регламент совещаний и определена их периодичность. Был назначен ответственный администратор, а также сформирована единая система встреч руководителей отделов для обсуждения текущих вопросов, и предусмотрена еженедельная встреча для разбора различных претензий. Все встречи начали фиксироваться в корпоративных календарях, из которых каждый участник совещания понимал свою роль и мог планировать дальнейшую работу. С целью снижения временных потерь компании на совещаниях начали четко отслеживать опоздания, что, в свою очередь, положительно повлияло на дисциплину сотрудников.
Одним из важных критериев эффективного планирования времени в компании явился принцип максимальной длительности совещаний в компании. Все совещания не могли превышать 1,5 часов. Таким образом, вопросы, которые не удавалось обсудить в тайминг совещания, переносились на другие совещания.
В последующие этапы были реализованы следующие важные аспекты: протоколирование совещаний и обязательная фиксация всех задач на самом совещании.
Одним из аспектов внедренного тайм-менеджмента явилось грамотное формирование повестки к совещаниям, которая формировалась с использованием отчета по ранее поставленным на предыдущих совещаниях задачах. Большинство задач, поставленных на прошлых совещаниях, по итогам проекта начали завершаться в срок. По каждой невыполненной задаче начал осуществляться процесс анализа причин невыполнения и определение новых сроков.
Эффективное ведение и контроль задач компании стал основой успешной деятельности компании в целом. В виду того, что руководителю часто не хватало времени на контроль задач, в рамках проекта было проведено обучение секретаря, который стал главных помощником в вопросах контроля эффективности системы контроля поручений.
Благодаря налаженной нами системе контроля поручений компании стало удобно отслеживать статус каждой задачи. Руководитель смог утверждать и закрывать задания в любой момент через мобильное приложение. Сотрудники, в свою очередь, начали грамотно распределять свое время на выполнение этих задач.
Результаты
Благодаря нашей команде и индивидуальному подходу, крупная логистическая компания повысила эффективность своей деятельности:
- сэкономила большое количество времени;
- сократила время на решение своих задач, при этом не влияя на качество их выполнения;
- организовала грамотное планирование и проведение совещаний;
- распределила и направила внутренние ресурсы на решение самых приоритетных задач.
