В опросе, проведенном Clarisan, 35% опрошенных заявили, что их еженедельные совещания по статусу были пустой тратой времени. И если дюжина человек сидит на одночасовом собрании - это «пустая трата времени», то на самом деле пустая трата 12 часов . Дюжина часов потерянной продуктивности, чаще всего, бывает из-за представления или просмотра информации, которую можно было бы осветить за считанные минуты с помощью другого носителя.
По оценкам профессора Гарварда Нэнси Коэн, в США каждый день проводится 11 миллионов встреч. Можете себе представить, сколько потраченного времени и денег впустую?
Если ваша организация сталкивается с проблемой непродуктивных совещаний, то мы предлагаем советы, которые помогут вам улучшить проведение ваших совещаний.
1. Ваши встречи начинаются с опозданием
Возможно, это результат непрофессионального проведения или планирования совещаний, но большинство совещаний не могут начинаться с опозданий.
Это становится культурным явлением, поскольку поздние встречи фактически приучают людей опаздывать. Когда все знают, что собрание не начнется раньше, чем через пять-десять минут после назначенного времени, они не беспокоятся о том, чтобы прийти вовремя. Когда десятки, сотни или даже тысячи людей в организации сидят без дела в ожидании прибытия других людей, эти минуты складываются во многие часы в течение года.
Исправление: все начинается с своевременного начала и окончания. Убедитесь, что люди не планируют встречи подряд. Скажите своему администратору оставить 15–30 минут буферного времени между встречами. Наконец, когда вы выступаете в роли модератора, всегда заканчивайте встречи на пять минут раньше .
Если только некоторые люди обычно опаздывают, решите проблему один на один.